Zbuduj podpis e-mail HTML – skopiuj do Gmail i Outlook

W zakładce Dane znajdziesz wszystkie dostępne pola. Tylko dwa są obowiązkowe: imię i nazwisko oraz adres e-mail. Pozostałe pola są opcjonalne i pojawiają się w stopce tylko wtedy, gdy je wypełnisz.

Dostępne pola

• Linia nad nazwiskiem - dodatkowy tekst nad nazwiskiem: nazwa firmy, slogan lub hasło.
• Avatar / logo (URL obrazka) - adres URL zdjęcia profilowego lub logo. Obrazek powinien być kwadratowy (min. 120 × 120 px) i publicznie dostępny. Po wklejeniu URL możesz wybrać kształt (okrągły, zaokrąglony, kwadratowy) i rozmiar (mały - 40 px, średni - 56 px, duży - 72 px).
• Imię i nazwisko - pole obowiązkowe.
• Tag obok nazwiska - krótki tekst obok nazwiska, np. zaimki lub skrócony tytuł.
• Stanowisko - Twoja rola w firmie, np. Dyrektor handlowy, Specjalista ds. marketingu.
• Firma - nazwa organizacji.
• Dodatkowa linia - krótki opis działalności lub oferty.
• E-mail - pole obowiązkowe. Służbowy adres e-mail.
• Telefon - numer kontaktowy w dowolnym formacie, np. +48 22 123 45 67.
• Strona www - pełny adres URL zaczynający się od https://.
• Adres - adres siedziby firmy (ulica, kod pocztowy, miasto).
• Dane formalne - KRS, NIP, REGON, numer licencji lub inne dane wymagane przez prawo. To pole jest szczególnie ważne dla spółek prawa handlowego - szczegóły poniżej.

W Polsce korespondencja handlowa spółek musi zawierać określone dane identyfikacyjne. Stopka mailowa jest najprostszym sposobem na spełnienie tych wymogów. Poniżej przedstawiamy najważniejsze przepisy. To informacja ogólna, nie porada prawna - zawsze sprawdzaj aktualne przepisy lub skonsultuj się z prawnikiem.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.)

Zgodnie z art. 206 §1 Kodeksu spółek handlowych (KSH), każda wiadomość handlowa spółki z o.o. musi zawierać:

• Firmę (pełną nazwę) spółki, w tym oznaczenie formy prawnej
• Siedzibę i adres spółki
• Numer KRS (Krajowy Rejestr Sądowy)
• NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej)
• Wysokość kapitału zakładowego

Wpisz te dane w pole Dane formalne w generatorze - pojawią się automatycznie w każdej stopce.

Spółka akcyjna (S.A.)

Zgodnie z art. 374 §1 KSH, spółka akcyjna musi podawać te same dane co sp. z o.o., a dodatkowo wysokość kapitału zakładowego wpłaconego.

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą (JDG) nie podlegają bezpośrednio przepisom KSH dotyczącym korespondencji handlowej. Mimo to zaleca się umieszczanie w stopce: imienia i nazwiska, NIP, adresu siedziby oraz numeru REGON. To buduje zaufanie i spełnia ogólne wymogi Prawa przedsiębiorców.

Spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa)

Spółki osobowe wpisane do KRS podlegają analogicznym obowiązkom - muszą podawać firmę, siedzibę, numer KRS i NIP w korespondencji handlowej.

Konsekwencje braku danych

Brak wymaganych danych w korespondencji handlowej może skutkować grzywną do 5 000 PLN nakładaną przez sąd rejestrowy (art. 595 §1 KSH). Ponadto kontrahenci mogą kwestionować ważność oświadczeń woli składanych bez prawidłowej identyfikacji nadawcy. Kompletna stopka z danymi formalnymi to nie tylko formalność - to ochrona przed problemami prawnymi.

RODO i ochrona danych osobowych

Jeśli stopka mailowa zawiera dane osobowe (zdjęcie, prywatny numer telefonu), zastosowanie może mieć RODO (Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych). Firmy działające jako administratorzy danych powinny rozważyć dodanie krótkiej klauzuli informacyjnej lub linku do polityki prywatności. Generator oferuje do tego pole Klauzula / RODO.

Pole Dane formalne w zakładce Dane to wieloliniowe pole tekstowe na dane identyfikacyjne firmy. Przykłady:

• Sp. z o.o. - Firma Przykład sp. z o.o. | KRS 0000123456 | NIP 1234567890 | REGON 123456789 | Kapitał zakładowy: 5 000 PLN | ul. Przykładowa 10, 00-001 Warszawa
• S.A. - Firma Przykład S.A. | KRS 0000654321 | NIP 9876543210 | Kapitał zakładowy: 100 000 PLN (wpłacony w całości) | ul. Marszałkowska 1, 00-624 Warszawa
• JDG - Jan Kowalski | NIP 1234567890 | REGON 123456789 | ul. Kwiatowa 5, 30-001 Kraków
• Sp. jawna - Kowalski i Nowak sp.j. | KRS 0000111111 | NIP 1111111111 | Poznań
• Sp. komandytowa - Firma Przykład sp. z o.o. sp.k. | KRS 0000222222 | NIP 2222222222 | Wrocław

Tekst wpisany w tym polu pojawi się na końcu stopki, tuż przed klauzulą prawną.

Przycisk CTA (wezwanie do działania) to klikalny element, który kieruje odbiorcę na wybraną stronę: kalendarz spotkań, formularz kontaktowy lub ofertę. Kreator stopek pozwala dodać dwa przyciski CTA.

Przycisk główny

1. Otwórz zakładkę Przyciski.
2. Wpisz tekst, który zobaczy odbiorca, np. Umów bezpłatną konsultację.
3. Wklej pełny adres URL w pole Link CTA. Adres musi zaczynać się od https://.

Przycisk dodatkowy

Możesz dodać drugi przycisk w stylu obramowania (przezroczyste tło z ramką). Wypełnij pola w sekcji Przycisk dodatkowy w ten sam sposób.

Kształt przycisków

Na dole zakładki znajdziesz opcję Zaokrąglenie. Trzy warianty: Brak (ostre rogi), Lekkie (delikatnie zaokrąglone) lub Pełne (owalny kształt).

Jeśli oba pola (tekst i link) pozostaną puste, przycisk nie pojawi się w stopce. Potrzebne są oba.

W zakładce Social media możesz dodać linki do profili. Kreator obsługuje dwanaście platform: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (dawniej Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram i Pinterest.

Jak to zrobić

1. Otwórz zakładkę Social media.
2. Obok każdej platformy wklej pełny adres URL profilu.
3. Wypełnij tylko te platformy, z których korzystasz. Puste pola nie pojawiają się w stopce.

Ikony social media

Włącz Pokaż ikony obok nazw, aby zamiast tekstu wyświetlać kolorowe ikony SVG.

• Rozmiar - Mały (16 px), Średni (20 px) lub Duży (24 px).
• Kolor - Kolory platformy, Kolor akcentu (jednolity) lub Kolor tekstu.

W zakładce Wygląd możesz zmieniać kolory, czcionkę i inne elementy wizualne stopki.

Motywy kolorystyczne

Na górze zakładki znajdziesz pięć gotowych motywów: Ciemny, Niebieski, Fioletowy, Zielony i Szary. Jedno kliknięcie automatycznie ustawia kolor akcentu i kolor tekstu.

Indywidualne kolory

• Kolor akcentu - używany w bocznym/górnym pasku, przycisku CTA i linkach.
• Kolor tekstu - kolor wszystkich tekstów w stopce.
• Kolor tła - tło stopki. Domyślnie białe.

Czcionka i rozmiar

• Czcionka - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS lub Georgia. Wszystkie pięć to czcionki bezpieczne dla e-maili.
• Rozmiar - Mały (12 px), Standardowy (14 px) lub Większy (16 px).

Obramowanie stopki

Możesz dodać ramkę z dowolnej strony: lewej, prawej, górnej lub dolnej. Ramka używa koloru akcentu.

W zakładce Styl tekstu możesz indywidualnie dostosować kolor i rozmiar każdego elementu tekstowego.

Dostępne elementy

Wyświetlane są tylko elementy, które zawierają dane:

• Nazwisko - domyślnie w kolorze akcentu.
• Stanowisko - Twoja rola w firmie.
• Firma - nazwa organizacji.
• Dane kontaktowe - e-mail, telefon, strona www.
• Social media - linki do profili.
• Klauzula - tekst prawny na dole.

Zmiana koloru

Obok każdego elementu są opcje kolorystyczne. Kliknij kwadrat, aby go wybrać. Możesz też dodać własne kolory (do 8), współdzielone między wszystkimi elementami. Przycisk resetu przywraca domyślny kolor.

Zmiana rozmiaru

Pod kolorami znajdują się przyciski minus i plus do regulacji rozmiaru. Wartość pokazuje odchylenie od rozmiaru bazowego (ustawionego w zakładce Wygląd). Zakres: od −4 do +4 pikseli.

W zakładce Odstępy możesz precyzyjnie kontrolować odległość między poszczególnymi częściami stopki.

Padding wewnętrzny

Na górze zakładki znajduje się opcja paddingu. Określa odstęp między treścią a krawędziami stopki. Trzy wartości: 8 px (mały), 16 px (średni) i 24 px (duży).

Odstępy elementów

• Po nazwisku
• Po stanowisku / firmie
• Po dodatkowej linii
• Po danych kontaktowych
• Po social media
• Po przycisku CTA
• Przed klauzulą

W zakładce Klauzula / RODO możesz dodać tekst prawny, który pojawi się na dole stopki w mniejszym rozmiarze czcionki.

Kiedy dodać klauzulę?

• Korespondencja handlowa - informacja o poufności z prośbą o usunięcie wiadomości w przypadku pomyłki.
• Wymagania branżowe - niektóre branże (prawo, medycyna, finanse) wymagają określonych informacji w każdej wiadomości.
• RODO - klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych, jeśli firma jest administratorem danych.

Domyślnie pole zawiera przykładowy tekst. Możesz go edytować, usunąć lub zastąpić własną klauzulą.

Linia oddzielająca

Włącz Pokaż linię oddzielającą, aby dodać poziomą linię nad tekstem prawnym. Opcje: styl (ciągły, kreskowany, kropkowany), grubość (1–3 px) i kolor.

Dobra stopka mailowa jest przejrzysta, spójna i łatwa do odczytania. Oto najważniejsze wskazówki:

Bądź zwięzły

Od czterech do siedmiu linii danych kontaktowych to optymalny zakres. Zbyt długa stopka wypycha treść wiadomości poza ekran, szczególnie na telefonach.

Dwa, trzy kolory maksymalnie

Zbyt wiele kolorów sprawia, że stopka wygląda chaotycznie. Wybierz kolor akcentu zgodny z identyfikacją wizualną firmy i utrzymaj resztę w ciemnych, neutralnych tonach.

Zawsze dodawaj przycisk akcji

Przycisk CTA zamienia każdego e-maila w delikatny komunikat marketingowy. Podlinkuj go do kalendarza spotkań, portfolio lub formularza kontaktowego.

Wybieraj czcionki bezpieczne dla e-maili

Generator oferuje pięć bezpiecznych czcionek: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS i Georgia. Unikaj czcionek dekoracyjnych - zostaną zastąpione domyślną czcionką u odbiorcy.

Hostuj obrazki na własnej domenie

Jeśli dodajesz logo lub zdjęcie profilowe, użyj obrazka hostowanego na własnej stronie lub niezawodnym CDN. Unikaj skracaczy linków, Google Drive czy Dropbox - niektóre programy pocztowe blokują obrazy z tych źródeł.

Generator stopek automatycznie zapisuje pracę w pamięci przeglądarki (localStorage). Po odświeżeniu strony lub powrocie później wszystkie dane, kolory i ustawienia są zachowane.

Resetowanie

Pod podglądem znajdziesz przycisk Resetuj wygląd. Po potwierdzeniu wszystkie dane i ustawienia zostaną przywrócone do wartości domyślnych. Tej operacji nie można cofnąć.

Eksport i import konfiguracji

Przyciski Eksportuj ustawienia i Importuj ustawienia pozwalają zapisać i przywrócić pełną konfigurację za pomocą pliku JSON. Przydatne, gdy chcesz przenieść stopkę na inny komputer lub udostępnić ustawienia współpracownikom.

Panel podglądu znajduje się po prawej stronie edytora i aktualizuje się automatycznie przy każdej zmianie. Jest przyklejony do ekranu (sticky) i pozostaje widoczny nawet podczas przewijania opcji.

Tła podglądu

Nad podglądem znajdują się trzy przyciski: Jasne (domyślne szare), Ciemne (do sprawdzenia czytelności) i Szachownica (pokazuje przezroczystość i krawędzie).

Przyciski akcji

• Kopiuj podpis (Gmail / Outlook) - kopiuje jako sformatowany HTML.
• Kopiuj kod HTML - kopiuje surowy kod źródłowy.
• Pobierz jako HTML - zapisuje jako plik .html.
• Pokaż kod HTML - otwiera okno z kodem źródłowym.
• Eksportuj ustawienia - zapisuje konfigurację jako plik JSON.
• Importuj ustawienia - wczytuje konfigurację z pliku JSON.
• Resetuj wygląd - przywraca wartości domyślne.