Co to jest newsletter i czy warto go prowadzić?

Newsletter to regularna wiadomość e-mail wysyłana do osób, które zapisały się na listę subskrybentów. W odróżnieniu od jednorazowych kampanii reklamowych, newsletter buduje długoterminową relację z odbiorcami poprzez regularne dostarczanie wartościowych treści.

W tym artykule wyjaśniamy, jak działa newsletter, dlaczego firmy decydują się na jego prowadzenie, jakie korzyści może przynieść i na co zwrócić uwagę, żeby newsletter rzeczywiście wspierał rozwój firmy.

Czym jest newsletter i jak działa?

Newsletter to forma komunikacji e-mailowej, w której firma regularnie wysyła wiadomości do grupy subskrybentów. Odbiorcy zapisują się dobrowolnie, podając swój adres e-mail i wyrażając zgodę na otrzymywanie wiadomości.

Proces działania newslettera jest stosunkowo prosty. Firma umieszcza na swojej stronie internetowej formularz zapisu, w którym odwiedzający mogą podać swój adres e-mail. Po zapisaniu się osoba trafia na listę subskrybentów i od tego momentu otrzymuje wysyłane przez firmę wiadomości.

W praktyce newsletter może przyjmować różne formy w zależności od celów firmy i potrzeb odbiorców:

• Informacje o nowościach w ofercie firmy, nowych produktach lub usługach, które mogą zainteresować subskrybentów.
• Porady i treści edukacyjne związane z branżą, w której działa firma, pomagające odbiorcom rozwiązywać konkretne problemy.
• Informacje o promocjach, rabatach i ofertach specjalnych dostępnych wyłącznie dla subskrybentów.
• Aktualności z życia firmy, takie jak wydarzenia, osiągnięcia, zmiany w zespole czy nowe realizacje.
• Przegląd treści opublikowanych na blogu firmowym lub w mediach społecznościowych.

Częstotliwość wysyłki zależy od strategii firmy i oczekiwań odbiorców. Niektóre firmy wysyłają newsletter raz w tygodniu, inne raz w miesiącu, a jeszcze inne w nieregularnych odstępach, gdy mają coś wartościowego do przekazania. Kluczowe jest znalezienie równowagi między regularnością a jakością treści.

Dlaczego firmy prowadzą newslettery?

Newsletter daje firmie bezpośredni kanał komunikacji z osobami zainteresowanymi jej ofertą. W odróżnieniu od mediów społecznościowych, gdzie zasięg zależy od algorytmów platformy, e-mail trafia bezpośrednio do skrzynki odbiorcy.

Niezależność od algorytmów platform

Na platformach społecznościowych zasięg postów zależy od algorytmów, które firma nie kontroluje. Post może dotrzeć tylko do niewielkiego procenta obserwujących, a zasięg organiczny systematycznie spada. W przypadku newslettera wiadomość trafia do każdego subskrybenta, a jej otwarcie zależy wyłącznie od zainteresowania odbiorcy i jakości tematu wiadomości.

Budowanie listy kontaktów

Lista subskrybentów newslettera to zasób, który należy do firmy. Nawet jeśli platforma społecznościowa zmieni zasady, ograniczy zasięgi lub przestanie istnieć, kontakty e-mailowe pozostają. To szczególnie istotne dla firm, które budują długoterminowe relacje z klientami i nie chcą uzależniać się od jednego kanału komunikacji.

Regularny kontakt z odbiorcami

Newsletter pozwala utrzymywać stały kontakt z osobami, które wykazały zainteresowanie firmą. Regularnie pojawiając się w skrzynce odbiorczej, firma pozostaje w świadomości potencjalnych klientów. Gdy pojawi się potrzeba skorzystania z usług lub zakupu produktu, subskrybent może pomyśleć właśnie o tej firmie, ponieważ regularnie otrzymywał od niej wartościowe treści.

Więcej o tym, jak opinie i rekomendacje wpływają na decyzje zakupowe, znajdziesz w artykule o social proof.

Jakie korzyści może przynieść newsletter?

Zwiększenie sprzedaży

Newsletter może bezpośrednio wspierać sprzedaż poprzez informowanie o nowych produktach, promocjach czy ofertach specjalnych. Subskrybenci to osoby, które już wykazały zainteresowanie firmą poprzez zapisanie się na listę, więc są bardziej skłonne do zakupu niż przypadkowi odwiedzający stronę, którzy trafili na nią z wyszukiwarki czy reklamy.

Wg raportu Litmus z 2023 roku, średni zwrot z inwestycji w e-mail marketing wynosi 36 dolarów na każdy wydany dolar. To jeden z najwyższych wskaźników wśród kanałów marketingowych, co sprawia, że newsletter jest szczególnie atrakcyjny dla firm z ograniczonym budżetem marketingowym.

Budowanie pozycji eksperta

Regularne dzielenie się wartościową wiedzą buduje pozycję firmy jako eksperta w swojej dziedzinie. Gabinet stomatologiczny może wysyłać porady dotyczące higieny jamy ustnej i profilaktyki, kancelaria prawna informacje o zmianach w przepisach istotnych dla przedsiębiorców, a sklep z elektroniką recenzje i porównania produktów pomagające w podjęciu decyzji zakupowej.

Kierowanie ruchu na stronę

Newsletter może kierować odbiorców do konkretnych stron w serwisie: nowych artykułów na blogu, stron produktów, formularzy kontaktowych czy stron z ofertą. To sposób na zwiększenie ruchu na stronie internetowej bez polegania wyłącznie na pozycjonowaniu w wyszukiwarkach czy płatnych reklamach. Każda wysłana wiadomość to potencjalne odwiedziny na stronie.

Zbieranie informacji o odbiorcach

Analiza zachowań subskrybentów dostarcza cennych informacji o ich zainteresowaniach i preferencjach. Które tematy cieszą się największym zainteresowaniem? Jakie produkty przyciągają uwagę? Na jakie oferty reagują? Te dane pomagają lepiej dopasować ofertę do potrzeb klientów i planować przyszłe działania marketingowe.

Czy newsletter jest odpowiedni dla każdej firmy?

Newsletter może być wartościowym narzędziem dla wielu rodzajów firm, ale nie dla wszystkich będzie równie skuteczny. Decyzja o prowadzeniu newslettera powinna uwzględniać specyfikę działalności, możliwości firmy i oczekiwania potencjalnych odbiorców.

Kiedy newsletter ma sens?

Newsletter sprawdza się szczególnie dobrze w przypadku firm, które:

• Mają regularne nowości do komunikowania, takie jak nowe produkty, usługi, artykuły czy aktualizacje oferty.
• Działają w branżach, gdzie budowanie długoterminowych relacji z klientami jest istotne dla sukcesu biznesowego.
• Dysponują wiedzą ekspercką lub treściami, które mogą być wartościowe i przydatne dla odbiorców.
• Mają zasoby czasowe i ludzkie na regularne tworzenie i wysyłanie wartościowych wiadomości.

Kiedy warto rozważyć inne kanały?

Newsletter może nie być optymalnym wyborem, gdy firma nie ma regularnych treści do dzielenia się z odbiorcami. Wysyłanie wiadomości tylko po to, żeby coś wysłać, bez realnej wartości dla odbiorcy, może irytować subskrybentów i prowadzić do masowego wypisywania się z listy lub oznaczania wiadomości jako spam.

Dla firm działających głównie lokalnie i obsługujących stałych klientów, inne formy kontaktu mogą być bardziej naturalne i skuteczne. Restauracja może skuteczniej komunikować się z gośćmi poprzez media społecznościowe, aplikację lojalnościową czy bezpośredni kontakt przy wizycie niż przez newsletter.

Na co zwrócić uwagę przy prowadzeniu newslettera?

Zgoda odbiorców i zgodność z prawem

Wysyłanie newslettera wymaga wyraźnej zgody odbiorcy. Zgodnie z RODO i polskim prawem telekomunikacyjnym, firma musi uzyskać świadomą zgodę na wysyłanie wiadomości marketingowych. Zgoda powinna być dobrowolna, konkretna i jednoznaczna, a odbiorca musi mieć pełną świadomość, na co się zapisuje.

W praktyce oznacza to kilka konkretnych wymogów:

• Pole zgody na newsletter nie może być domyślnie zaznaczone w formularzu.
• Odbiorca musi wiedzieć, na co się zapisuje i jak często będzie otrzymywać wiadomości.
• Każda wysłana wiadomość musi zawierać widoczną możliwość łatwego wypisania się z listy.
• Firma musi przechowywać dowód udzielenia zgody na wypadek kontroli.

Wartość dla odbiorcy

Skuteczny newsletter dostarcza odbiorcom realną wartość, a nie tylko informacje promocyjne. Subskrybenci szybko wypisują się z list, które bombardują ich wyłącznie ofertami sprzedażowymi bez żadnej dodatkowej wartości. Warto znaleźć równowagę między treściami edukacyjnymi, informacyjnymi i promocyjnymi, tak żeby każda wiadomość niosła coś wartościowego dla odbiorcy.

Więcej o tym, jak nadmiar opcji i informacji może przytłaczać odbiorców, znajdziesz w artykule o paradoksie wyboru.

Regularność i przewidywalność

Odbiorcy cenią regularność i przewidywalność. Jeśli firma deklaruje cotygodniowy newsletter, subskrybenci oczekują wiadomości co tydzień w podobnym czasie. Nieregularne wysyłki lub nagłe zmiany częstotliwości mogą zniechęcać odbiorców i obniżać wskaźniki otwarć.

Z drugiej strony, lepiej wysyłać rzadziej, ale z wartościową treścią, niż często z treścią niskiej jakości. Ustal realistyczną częstotliwość, którą firma jest w stanie utrzymać w dłuższym okresie bez obniżania jakości.

Jak mierzyć skuteczność newslettera?

Platformy do wysyłki e-maili dostarczają szczegółowe dane pozwalające ocenić, jak newsletter jest odbierany przez subskrybentów. Regularna analiza tych wskaźników pomaga optymalizować strategię i poprawiać wyniki.

Wskaźnik otwarć

Wskaźnik otwarć (open rate) pokazuje, jaki procent odbiorców otworzył wiadomość. Zależy głównie od tematu wiadomości, rozpoznawalności nadawcy i czasu wysyłki. Wg danych Mailchimp, średni wskaźnik otwarć w różnych branżach waha się od około 15% do 28%, przy czym wartości te mogą się różnić w zależności od specyfiki branży i jakości listy.

Wskaźnik kliknięć

Wskaźnik kliknięć (click-through rate, CTR) pokazuje, jaki procent odbiorców kliknął w link zawarty w wiadomości. To miara zaangażowania odbiorców w treść newslettera i ich zainteresowania oferowanymi treściami. Średnie wartości wahają się zwykle od 2% do 5%, ale mogą być wyższe dla dobrze dopasowanych treści.

Wskaźnik wypisań

Procent osób wypisujących się z listy po otrzymaniu wiadomości to ważny sygnał jakości newslettera. Wysoki wskaźnik wypisań może sygnalizować problem z jakością treści, zbyt dużą częstotliwością wysyłek, niedopasowaniem do oczekiwań odbiorców lub zbyt agresywnym tonem sprzedażowym.

Konwersje

Ostatecznym miernikiem skuteczności newslettera są konkretne działania, które podejmują odbiorcy: zakupy, zapytania ofertowe, rejestracje, pobrania materiałów. Warto śledzić, które wiadomości i jakie treści prowadzą do konkretnych rezultatów biznesowych, żeby optymalizować przyszłe wysyłki.

Narzędzia do prowadzenia newslettera

Do wysyłki newslettera potrzebna jest dedykowana platforma. Wysyłanie masowych wiadomości z osobistej skrzynki e-mail jest nieefektywne, nieprofesjonalne i może prowadzić do poważnych problemów z dostarczalnością wiadomości.

Platformy do e-mail marketingu

Na rynku dostępne są platformy oferujące różne funkcje i modele cenowe. Do popularnych rozwiązań należą:

• Mailchimp oferuje darmowy plan dla małych list i intuicyjny interfejs, który pozwala szybko rozpocząć wysyłkę newslettera.
• GetResponse to polska platforma z pełną obsługą w języku polskim, funkcjami automatyzacji i wsparciem technicznym.
• Brevo (dawniej Sendinblue) oferuje darmowy plan z limitem dziennych wysyłek, co może być wystarczające dla mniejszych firm.

Wybór platformy zależy od wielkości listy, potrzebnych funkcji i budżetu. Wiele platform oferuje darmowe plany dla małych list, co pozwala przetestować newsletter bez początkowych kosztów i zobowiązań.

Integracja ze stroną internetową

Formularz zapisu na newsletter powinien być widoczny na stronie firmowej w miejscach, gdzie odwiedzający naturalnie na niego trafią. Może znajdować się w stopce strony, na dedykowanej podstronie, w treści artykułów blogowych lub jako wyskakujące okienko. Ważne, żeby formularz był prosty i jasno komunikował, co subskrybent będzie otrzymywał.

Jeśli chcesz zintegrować newsletter ze swoją stroną, skontaktuj się z nami.

Jak budować listę subskrybentów?

Skuteczność newslettera zależy od jakości listy subskrybentów. Lepiej mieć mniejszą listę zaangażowanych odbiorców, którzy rzeczywiście czytają wiadomości, niż dużą listę osób niezainteresowanych treściami i ignorujących wysyłki.

Oferowanie wartości w zamian za zapis

Ludzie chętniej podają swój adres e-mail, gdy otrzymują coś wartościowego w zamian. Może to być:

• Bezpłatny poradnik, e-book lub checklist związany z działalnością firmy i problemami odbiorców.
• Dostęp do ekskluzywnych treści niedostępnych publicznie na stronie.
• Rabat na pierwsze zamówienie lub specjalna oferta dostępna tylko dla subskrybentów.
• Wcześniejszy dostęp do nowych produktów, usług lub treści.

Widoczność formularza zapisu

Formularz zapisu powinien być łatwo dostępny na stronie, ale nie może być nachalny ani przeszkadzać w korzystaniu z serwisu. Może znajdować się w kilku miejscach jednocześnie: w nagłówku, w treści artykułów blogowych i w stopce strony. Testowanie różnych lokalizacji pozwala znaleźć te, które przynoszą najlepsze wyniki.

Jasna komunikacja oczekiwań

Przy zapisie warto jasno komunikować, czego subskrybent może się spodziewać: jakiego rodzaju treści będzie otrzymywał, jak często i jaką wartość mu to przyniesie. Dzięki temu na listę trafiają osoby rzeczywiście zainteresowane, a wskaźnik wypisań jest niższy.

Więcej o tym, jak spójna komunikacja buduje zaufanie do marki, znajdziesz w artykule o identyfikacji wizualnej.

Typowe wyzwania przy prowadzeniu newslettera

Utrzymanie regularności

Regularne tworzenie wartościowych treści wymaga czasu i zasobów. Wiele firm zaczyna newsletter z entuzjazmem, ale po kilku miesiącach zapał słabnie, a wysyłki stają się nieregularne lub ustają całkowicie. Warto realistycznie ocenić swoje możliwości przed rozpoczęciem i ustalić częstotliwość, którą firma jest w stanie utrzymać długoterminowo.

Dostarczalność wiadomości

Nie wszystkie wysłane wiadomości trafiają do głównej skrzynki odbiorczej. Część może lądować w folderze spam, promocje lub inne. Na dostarczalność wpływa reputacja nadawcy, jakość listy subskrybentów, treść wiadomości i używane słowa w temacie. Platformy do e-mail marketingu pomagają utrzymać dobrą dostarczalność, ale wymaga to przestrzegania dobrych praktyk.

Spadające zaangażowanie

Z czasem część subskrybentów przestaje otwierać wiadomości, nawet jeśli się nie wypisuje. To naturalne zjawisko, ale warto monitorować wskaźniki i reagować na spadki. Pomocne może być regularne czyszczenie listy z nieaktywnych adresów, testowanie różnych form treści i tematów oraz przeprowadzanie ankiet wśród subskrybentów.

Balans między wartością a promocją

Znalezienie równowagi między treściami edukacyjnymi a promocyjnymi bywa trudne. Zbyt dużo promocji zniechęca odbiorców i prowadzi do wypisów, zbyt mało nie realizuje celów biznesowych firmy. Warto testować różne proporcje i obserwować reakcje subskrybentów, żeby znaleźć optymalny balans dla swojej grupy odbiorców.

Podsumowanie

Newsletter to narzędzie komunikacji, które pozwala firmie utrzymywać regularny kontakt z zainteresowanymi odbiorcami. W odróżnieniu od mediów społecznościowych, daje pełną kontrolę nad listą kontaktów i niezależność od algorytmów platform.

Prowadzenie newslettera wymaga jednak regularnego tworzenia wartościowych treści i przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych. Przed rozpoczęciem warto rozważyć, czy firma ma zasoby na utrzymanie tego kanału komunikacji w dłuższym okresie.

Kluczowe kwestie dotyczące newslettera:

• Newsletter buduje bezpośredni kanał komunikacji z odbiorcami, niezależny od algorytmów platform społecznościowych.
• Skuteczny newsletter dostarcza wartość odbiorcom, a nie tylko informacje promocyjne.
• Wysyłka newslettera wymaga wyraźnej zgody odbiorców zgodnie z RODO i polskim prawem.
• Regularność i jakość treści są ważniejsze niż częstotliwość wysyłek.
• Wskaźniki takie jak open rate i CTR pomagają ocenić skuteczność i dostosować strategię.

W Arteon pomagamy firmom w tworzeniu treści, które angażują odbiorców. Skontaktuj się z nami, jeśli potrzebujesz wsparcia w budowaniu komunikacji z klientami.