1. Vul je gegevens in
Naam, functie, bedrijf, contactgegevens en optioneel links naar sociale media.
Maak een HTML e-mailhandtekening – kopieer naar Gmail of Outlook
Bouw een professionele e-mailhandtekening in enkele minuten. Voer uw gegevens in, kies kleuren en kopieer de kant-en-klare HTML-code naar Gmail, Outlook of elke e-mailclient.
Loading tool editor...
Deze tool werkt op een groter scherm
Om deze tool comfortabel te gebruiken, open het op een laptop, desktopcomputer of tablet in landschapsmodus.
Tip
Als u een tablet gebruikt, schakel deze dan over naar landschapsmodus - wanneer de vensterbreedte groot genoeg is, wordt de tool automatisch geladen.
Waarom een professionele e-mailhandtekening gebruiken?
Een e-mailhandtekening is een kort tekstblok onderaan elk bericht dat je verstuurt. Het wordt ook wel een e-mail voettekst of handtekeningblok genoemd. Het toont je naam, functie, bedrijf en contactgegevens. Veel handtekeningen bevatten ook een link naar de website, een agenda voor afspraken of profielen op sociale media.
Gemiddeld verstuurt een kantoormedewerker 30 tot 40 e-mails per dag. Elk van die berichten is een kans om je contactgegevens te delen, je merk te versterken en het de ontvanger makkelijk te maken om contact op te nemen. Een goed ontworpen voettekst bespaart de ontvanger tijd - die hoeft niet meer in oude berichten te zoeken naar je telefoonnummer.
Daarnaast is een zakelijke e-mailhandtekening in Nederland en België niet alleen een kwestie van goede stijl. Bedrijven zijn wettelijk verplicht om bepaalde gegevens in zakelijke e-mails op te nemen. De handtekening is de eenvoudigste plek om aan deze verplichtingen te voldoen.
Hoe maak je een e-mailhandtekening in vier stappen
Het maken van een professionele voettekst duurt minder dan vijf minuten:
2. Pas het ontwerp aan
Kies een layout, kleurenschema, lettertype en pas de afstanden aan.3. Voeg CTA en socials toe
Voeg een actieknop en links naar je social media profielen toe.4. Kopieer en plak
Kopieer de handtekening en plak deze in Gmail, Outlook of een andere e-mailclient.
Hoe vul je de gegevens van de handtekening in
In het tabblad Gegevens vind je alle beschikbare velden. Slechts twee zijn verplicht: je naam en je e-mailadres. Alle overige velden zijn optioneel en verschijnen alleen in de handtekening als ze ingevuld zijn.
Beschikbare velden
- Regel boven de naam - extra tekst boven je naam: bedrijfsnaam, slogan of motto.
- Avatar / logo (afbeeldings-URL) - URL van een profielfoto of logo. De afbeelding moet vierkant zijn (min. 120 × 120 px) en openbaar toegankelijk. Na het plakken kun je de vorm (rond, afgerond, vierkant) en de grootte (klein - 40 px, medium - 56 px, groot - 72 px) kiezen.
- Volledige naam - verplicht veld.
- Tag naast de naam - korte tekst naast je naam, zoals voornaamwoorden of een afkorting.
- Functie - je rol in het bedrijf, bijv. Sales Manager.
- Bedrijf - naam van de organisatie.
- Extra regel - korte beschrijving van je activiteit of aanbod.
- E-mail - verplicht veld. Je zakelijke e-mailadres.
- Telefoon - contactnummer in elk formaat, bijv. +31 20 123 4567.
- Website - volledige URL die begint met https://.
- Adres - bedrijfsadres (straat, postcode, plaats).
- Formele gegevens - KvK-nummer, btw-nummer of andere gegevens die wettelijk vereist zijn. Dit veld is essentieel voor het voldoen aan de wettelijke verplichtingen in Nederland en België.
Wettelijke verplichtingen voor e-mailhandtekeningen - Nederland en België
In Nederland en België moeten zakelijke e-mails bepaalde bedrijfsgegevens bevatten. De e-mailhandtekening is de eenvoudigste manier om aan deze verplichtingen te voldoen. Hieronder een samenvatting van de belangrijkste regels. Dit is algemene informatie, geen juridisch advies - controleer altijd de geldende wetgeving.
Nederland - Handelsregisterwet 2007
Op grond van de Handelsregisterwet 2007 moeten alle Nederlandse bedrijven in hun zakelijke e-mails de volgende gegevens vermelden:
- Statutaire naam van het bedrijf
- KvK-nummer (Kamer van Koophandel)
- Vestigingsplaats
- Indien van toepassing: btw-identificatienummer (NL + 12 tekens)
Deze verplichting geldt voor alle rechtsvormen: BV, NV, VOF, eenmanszaak en stichting. Gebruik het veld Formele gegevens in de generator om deze informatie in te voeren.
België - Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
Belgische bedrijven moeten in hun zakelijke e-mails de volgende gegevens opnemen:
- Naam van de rechtspersoon en rechtsvorm
- Ondernemingsnummer (KBO/BCE)
- Maatschappelijke zetel
- Btw-nummer (BE + 10 cijfers), indien btw-plichtig
Daarnaast is het voor Belgische vennootschappen verplicht om de vermelding van eventuele vereffening op te nemen als dat van toepassing is.
Suriname
In Suriname zijn de wettelijke verplichtingen voor e-mailhandtekeningen minder gedetailleerd. Het is echter raadzaam om de bedrijfsnaam, het TIN-nummer en het adres op te nemen in zakelijke correspondentie.
AVG (GDPR) en gegevensbescherming
Als je e-mailhandtekening persoonsgegevens bevat (foto, persoonlijk telefoonnummer), is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) van toepassing. Bedrijven die optreden als verwerkingsverantwoordelijke moeten overwegen een korte privacyverklaring of een link naar het privacybeleid toe te voegen. De generator biedt het veld Disclaimer / AVG voor dit doel.
Het veld Formele gegevens invullen - voorbeelden
Het veld Formele gegevens in het tabblad Gegevens is een tekstveld met meerdere regels voor je wettelijke identificatiegegevens. Voorbeelden:
- BV (Nederland) - Voorbeeld BV | KvK 12345678 | BTW NL001234567B01 | Keizersgracht 100, 1015 AA Amsterdam
- Eenmanszaak (Nederland) - Jan de Vries | KvK 12345678 | BTW NL001234567B01 | Hoofdstraat 10, 3500 AA Utrecht
- VOF (Nederland) - Voorbeeld VOF | KvK 12345678 | Amsterdam
- BV (België) - Voorbeeld BV | KBO 0123.456.789 | BTW BE0123456789 | Louizalaan 100, 1050 Brussel
- NV (België) - Voorbeeld NV | KBO 0123.456.789 | Maatschappelijke zetel: Antwerpen
- ZZP / Freelancer - Jan de Vries | KvK 12345678 | BTW NL001234567B01
De ingevoerde tekst verschijnt onderaan de handtekening, vlak voor de disclaimer.
CTA-knoppen toevoegen
Een CTA-knop (call to action) is een klikbaar element dat de ontvanger naar een pagina naar keuze leidt: agenda, contactformulier of aanbieding. De handtekening maker ondersteunt twee CTA-knoppen.
Hoofdknop
- Open het tabblad Knoppen.
- Voer de tekst in die de ontvanger ziet, bijv. Plan een afspraak.
- Plak de volledige URL in het veld CTA-link. Het adres moet beginnen met https://.
Secundaire knop
Je kunt een tweede knop in outline-stijl toevoegen (transparante achtergrond met rand). Vul de velden in het gedeelte Secundaire knop op dezelfde manier in.
Vorm van de knoppen
Onderaan het tabblad vind je de optie Afronding. Drie vormen: Geen (rechte hoeken), Licht (licht afgerond) of Vol (ovaal).
Social media links toevoegen
In het tabblad Social media kun je links naar je profielen toevoegen. De maker ondersteunt twaalf platformen: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (voorheen Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram en Pinterest.
Hoe het werkt
- Open het tabblad Social media.
- Plak naast elk platform de volledige URL van je profiel.
- Vul alleen de platformen in die je gebruikt. Lege velden verschijnen niet.
Iconen
Activeer Toon iconen naast namen om kleurige SVG-iconen te zien in plaats van tekst.
- Grootte - Klein (16 px), Medium (20 px) of Groot (24 px).
- Kleur - Platformkleuren, Accentkleur (uniform) of Tekstkleur.
Uiterlijk aanpassen
In het tabblad Uiterlijk kun je kleuren, lettertype en andere visuele elementen aanpassen.
Kleurthema's
Bovenaan het tabblad staan vijf vooraf ingestelde thema's: Donker, Blauw, Paars, Groen en Grijs. Eén klik past automatisch de accentkleur en tekstkleur toe.
Individuele kleuren
- Accentkleur - voor de zijbalk of bovenbalk, de CTA-knop en links.
- Tekstkleur - kleur van alle teksten in de handtekening.
- Achtergrondkleur - achtergrond van de handtekening. Standaard wit.
Lettertype en grootte
- Lettertype - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS of Georgia. Alle vijf zijn e-mail-veilig.
- Grootte - Klein (12 px), Standaard (14 px) of Groter (16 px).
Rand van de handtekening
Je kunt een rand toevoegen aan elke zijde: links, rechts, boven of onder. De rand gebruikt de accentkleur.
Tekststijl - kleuren en groottes per element
In het tabblad Tekststijl kun je voor elk tekstelement individueel de kleur en grootte instellen.
Beschikbare elementen
Alleen elementen met inhoud worden getoond:
- Naam - standaard in de accentkleur.
- Functie - je rol in het bedrijf.
- Bedrijf - naam van de organisatie.
- Contactgegevens - e-mail, telefoon, website.
- Social media - links naar profielen.
- Disclaimer - juridische tekst onderaan.
Kleur wijzigen
Naast elk element staan kleuropties. Klik op een vierkant om het te selecteren. Je kunt ook aangepaste kleuren toevoegen (tot 8), gedeeld tussen alle elementen.
Grootte wijzigen
Onder de kleuren staan min- en plusknoppen voor de grootte. De waarde toont de afwijking ten opzichte van de basisgrootte. Bereik: −4 tot +4 pixels.
Afstanden tussen elementen
In het tabblad Afstanden kun je de exacte afstand tussen elk onderdeel van de handtekening regelen.
Binnenafstand
Bovenaan het tabblad staat de optie binnenafstand. Dit bepaalt de ruimte tussen de inhoud en de randen. Drie waarden: 8 px (klein), 16 px (medium) en 24 px (groot).
Elementafstanden
- Na de naam
- Na functie / bedrijf
- Na de extra regel
- Na contactgegevens
- Na social media
- Na de CTA-knop
- Voor de disclaimer
Disclaimer en AVG (GDPR)
In het tabblad Disclaimer / AVG kun je een juridische tekst toevoegen die onderaan de handtekening in kleiner lettertype verschijnt.
Wanneer een disclaimer toevoegen?
- Zakelijke correspondentie - vertrouwelijkheidsmededeling bij verkeerde ontvangst.
- Branchevereisten - bepaalde sectoren (juridisch, medisch, financieel) vereisen specifieke vermeldingen.
- AVG (GDPR) - informatie over de verwerking van persoonsgegevens.
Standaard bevat het veld een voorbeeldtekst. Je kunt deze bewerken, verwijderen of vervangen.
Scheidingslijn
Activeer Scheidingslijn tonen om een horizontale lijn boven de juridische tekst toe te voegen. Opties: stijl (doorlopend, streepjes, stippen), dikte (1–3 px) en kleur.
Tips voor een professionele e-mailhandtekening
Een goede e-mail voettekst is helder, consistent en makkelijk te lezen. Dit zijn de belangrijkste aanbevelingen:
Houd het kort
Vier tot zeven regels contactgegevens is voldoende. Een te lange handtekening duwt de inhoud van het bericht naar beneden, vooral op smartphones.
Maximaal twee tot drie kleuren
Te veel kleuren geven een rommelig beeld. Kies een accentkleur die past bij je merk en houd de rest in donkere, neutrale tinten.
Voeg altijd een actieknop toe
Een CTA-knop maakt van elke e-mail een kans op contact. Link hem aan een agenda, portfolio of contactformulier.
Kies e-mail-veilige lettertypen
De generator biedt vijf veilige lettertypen: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS en Georgia. Vermijd decoratieve lettertypen.
Host afbeeldingen op je eigen domein
Als je een logo of avatar toevoegt, gebruik een afbeelding op je eigen website of een betrouwbaar CDN. Vermijd link-verkorters, Google Drive of Dropbox.
Automatisch opslaan en herstellen
De handtekening maker slaat je werk automatisch op in het browsergeheugen (localStorage). Wanneer je de pagina vernieuwt of later terugkomt, zijn alle gegevens en instellingen bewaard.
Herstellen
Onder de voorvertoning vind je de knop Uiterlijk herstellen. Na bevestiging worden alle gegevens en instellingen teruggezet naar de standaardwaarden. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.
Configuratie exporteren en importeren
De knoppen Instellingen exporteren en Instellingen importeren maken het mogelijk om de volledige configuratie als JSON-bestand op te slaan en te herstellen. Handig om de handtekening over te zetten naar een andere computer of te delen met collega's.
Hoe kopieer je de handtekening naar Gmail of Outlook
Wanneer de voettekst klaar is, volg deze drie stappen:
1. Kopieer de code
Klik op Handtekening kopiëren (Gmail / Outlook). De handtekening wordt als opgemaakte HTML naar het klembord gekopieerd.2. Open de handtekeninginstellingen
In Gmail: Instellingen → Alle instellingen → Handtekening. In Outlook: Bestand → Opties → E-mail → Handtekeningen.3. Plak en sla op
In het handtekeningveld druk je op Ctrl + V (Windows) of Cmd + V (Mac). De handtekening verschijnt met alle kleuren en opmaak. Sla de wijzigingen op.
Voor wie is deze e-mailhandtekening generator?
De tool is nuttig voor iedereen die zakelijke e-mails verstuurt:
Ondernemers en ZZP'ers
Professionele handtekening in elk bericht, zonder designer of technische kennis.Teams en bedrijven
Elke medewerker maakt zijn eigen handtekening in dezelfde stijl. Exporteer de JSON-configuratie om het hele team te uniformeren.Sales en marketing
Een CTA-knop met link naar agenda of offerte maakt van elke e-mail een verkoopkans.Advocaten, accountants, artsen
Voeg disclaimer, registratienummer, KvK-nummer of andere vereiste gegevens toe.
Wat maakt deze handtekening maker bijzonder?
Acht layouts
Standaard, Bovenbalk, Labels links, Gecentreerd, Compact, Twee kolommen, Minimalistisch en Onderbalk.Automatisch opslaan
Elke wijziging wordt automatisch in de browser opgeslagen.Exporteren en importeren
Sla de volledige configuratie op als JSON-bestand en deel het met collega's.12 social media platformen
LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X, GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram en Pinterest.Uitgebreide aanpassing
Avatarvorm en -grootte, lijnstijl, individuele kleuren en groottes, rand van de handtekening.Volledige privacy
Je gegevens verlaten nooit je browser. De generator draait volledig op je eigen apparaat.Compatibiliteit
De gegenereerde HTML-code werkt in Gmail, Outlook, Apple Mail en Thunderbird.Live voorvertoning
Elke wijziging is direct zichtbaar op een lichte, donkere of schaakbordachtergrond.
Veelgestelde vragen over de e-mailhandtekening generator
Hoe voeg ik de handtekening toe in Gmail?
Klik op Handtekening kopiëren (Gmail / Outlook). Open Gmail → Instellingen → Alle instellingen → Handtekening. Plak met Ctrl + V (of Cmd + V). Kleuren, links en iconen worden automatisch behouden.
Werkt de handtekening in Outlook?
Ja. In Outlook Desktop: Bestand → Opties → E-mail → Handtekeningen → Plakken. In Outlook Web (OWA): Instellingen → E-mail → Opstellen en beantwoorden → Handtekening.
Welke wettelijke gegevens moet mijn handtekening bevatten?
In Nederland moet je het KvK-nummer, de statutaire naam en de vestigingsplaats vermelden. In België het ondernemingsnummer (KBO/BCE). Raadpleeg de sectie over wettelijke verplichtingen op deze pagina en gebruik het veld Formele gegevens.
Worden mijn gegevens opgeslagen?
Alle gegevens blijven in het browsergeheugen (localStorage). Niets wordt naar een server gestuurd. Je kunt instellingen exporteren en importeren om de handtekening over te zetten.
Kan ik social media links toevoegen?
Ja. De generator ondersteunt twaalf platformen: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X, GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram en Pinterest.
Wat is een CTA-knop?
Een CTA-knop (call to action) is een optionele actielink onderaan de handtekening, bijvoorbeeld Plan een afspraak of Vraag een offerte aan.
De kopieerknop is inactief - waarom?
Om te kopiëren moeten minstens twee velden ingevuld zijn: naam en e-mailadres.
Hoe maak ik mijn handtekening mobielvriendelijk?
Houd de handtekening kort (vier tot zeven regels), gebruik standaardtekstgrootte (14 px) en kies een layout die goed werkt op smalle schermen. Standaard en Compact zijn de beste opties.
Waar host ik mijn logo?
Op je eigen website of een betrouwbaar CDN. Vermijd Google Drive, Dropbox of link-verkorters. De afbeelding moet vierkant zijn, minimaal 120 × 120 px, in JPG, PNG of WebP formaat.
Hoe exporteer of importeer ik de instellingen?
Onder de voorvertoning vind je de knoppen Instellingen exporteren en Instellingen importeren. Export slaat de configuratie op als JSON. Import laadt en past deze automatisch toe.
Help ons onze tools te verbeteren
Heb je een idee voor een nieuwe functie, een bug gevonden of wil je een andere tool voorstellen? Schrijf ons - we reageren binnen 24 uur.