HTML-E-Mail-Signatur erstellen – in Gmail oder Outlook einfügen

In Deutschland, Österreich und der Schweiz müssen geschäftliche E-Mails bestimmte Angaben enthalten. Diese Pflichtangaben entsprechen weitgehend den Anforderungen an das Impressum einer Website. Eine E-Mail-Signatur ist der einfachste Weg, diese Vorschriften zu erfüllen.

Deutschland - GmbH (§35a GmbHG)

Jede geschäftliche E-Mail einer GmbH muss folgende Angaben enthalten:

• Vollständiger Firmenname mit Rechtsformzusatz (z. B. Musterfirma GmbH)
• Sitz der Gesellschaft (Ort der Registrierung)
• Registergericht und HRB-Nummer (z. B. Amtsgericht München, HRB 12345)
• Name aller Geschäftsführer
• Falls vorhanden: Vorsitzender des Aufsichtsrats

Verwenden Sie das Feld Formale Daten im Generator, um diese Angaben einzutragen. Sie erscheinen dann automatisch in jeder Signatur.

Deutschland - Einzelkaufleute und Personengesellschaften (§37a HGB)

Für eingetragene Kaufleute (e.K.), OHG und KG gelten ähnliche Regeln. Pflichtangaben sind:

• Firma (Handelsname)
• Rechtsformzusatz
• Sitz der Gesellschaft
• Registergericht und Handelsregisternummer

Deutschland - Aktiengesellschaft (§80 AktG)

Für eine AG kommen weitere Angaben hinzu: die Namen aller Vorstandsmitglieder, der Vorsitzende des Aufsichtsrats sowie das Grundkapital und der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen.

Deutschland - Freiberufler und Kleinunternehmer

Freiberufler ohne Handelsregistereintrag sind nicht an §35a GmbHG oder §37a HGB gebunden. Dennoch ist es ratsam, Name, Adresse und Steuernummer (oder USt-IdNr.) in der E-Mail-Fußzeile anzugeben. Dies schafft Vertrauen und erfüllt die Anforderungen der E-Commerce-Richtlinie der EU.

Österreich - §14 UGB

In Österreich gelten vergleichbare Vorschriften nach dem Unternehmensgesetzbuch (UGB). Pflichtangaben in geschäftlichen E-Mails:

• Firma (Name des Unternehmens)
• Rechtsform
• Sitz des Unternehmens
• Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht

Zusätzlich empfiehlt es sich, die UID-Nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer) anzugeben.

Schweiz

Die Schweiz hat keine so strengen gesetzlichen Anforderungen an E-Mail-Signaturen wie Deutschland oder Österreich. Das Obligationenrecht (OR) und das Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) empfehlen jedoch, den Firmennamen, die Rechtsform und die Unternehmens-Identifikationsnummer (UID) in geschäftlichen E-Mails anzugeben. Für Unternehmen, die mit EU-Kunden arbeiten, ist es sinnvoll, die Signatur an die strengeren EU-Vorschriften anzupassen.

Bußgelder bei Verstößen

In Deutschland können fehlende Pflichtangaben als Ordnungswidrigkeit geahndet werden. Das Registergericht kann ein Zwangsgeld von bis zu 5.000 EUR verhängen. Darüber hinaus können Wettbewerber Abmahnungen aussprechen, die zusätzliche Kosten verursachen. Eine vollständige E-Mail-Signatur mit allen Pflichtangaben ist daher nicht nur eine Formalität, sondern ein wichtiger Schutz vor rechtlichen Problemen.

DSGVO und Datenschutz

Wenn Ihre E-Mail-Signatur personenbezogene Daten enthält (z. B. ein Foto oder eine private Telefonnummer), gelten die Bestimmungen der DSGVO. Unternehmen, die als Verantwortliche im Sinne der DSGVO agieren, sollten einen kurzen Datenschutzhinweis oder einen Link zur Datenschutzerklärung in der Signatur ergänzen. Der Generator bietet dafür das Feld Disclaimer / DSGVO an.

Das Feld Formale Daten im Tab Daten ist ein mehrzeiliges Textfeld für Ihre gesetzlichen Pflichtangaben. Hier sind Beispiele für verschiedene Rechtsformen:

• GmbH - Musterfirma GmbH | Sitz: Berlin | AG Berlin, HRB 12345 | Geschäftsführer: Max Mustermann
• AG - Muster AG | Sitz: München | AG München, HRB 67890 | Vorstand: Max Mustermann (Vors.), Erika Musterfrau | AR-Vorsitzender: Dr. Hans Beispiel
• e.K. - Max Mustermann e.K. | Sitz: Hamburg | AG Hamburg, HRA 11111
• GmbH & Co. KG - Musterfirma GmbH & Co. KG | Sitz: Köln | AG Köln, HRA 22222 | Komplementärin: Musterfirma Verwaltungs-GmbH, AG Köln, HRB 33333
• Österreichische GmbH - Musterfirma GmbH | Sitz: Wien | FN 123456a, Handelsgericht Wien | UID: ATU12345678
• Schweizer AG - Muster AG | Sitz: Zürich | CHE-123.456.789 (UID)
• Freiberufler - Max Mustermann | USt-IdNr.: DE123456789 | Musterstraße 1, 10115 Berlin

Tragen Sie Ihre Angaben in das Feld Formale Daten ein. Der Text erscheint am Ende der Signatur, direkt vor dem rechtlichen Hinweis.

Im Tab Daten finden Sie alle Felder, die Sie ausfüllen können. Nur zwei sind Pflichtfelder: Name und E-Mail-Adresse. Alle anderen Felder sind optional. Leere Felder erscheinen nicht in der Signatur.

Übersicht der Felder

• Zeile über dem Namen - zusätzlicher Text über dem Namen, z. B. Firmenname oder Slogan.
• Avatar / Logo (Bild-URL) - URL zu einem Profilbild oder Firmenlogo. Das Bild sollte quadratisch sein (mindestens 120 × 120 Pixel) und öffentlich zugänglich. Nach Eingabe der URL können Sie die Form (rund, abgerundet, quadratisch) und die Größe (klein - 40 px, mittel - 56 px, groß - 72 px) wählen.
• Name - Pflichtfeld. Ihr vollständiger Name.
• Tag neben dem Namen - kurzer Text neben dem Namen, z. B. Pronomen oder Kurzbezeichnung.
• Position - Ihre Rolle im Unternehmen, z. B. Geschäftsführer, Vertriebsleiter.
• Unternehmen - Name Ihrer Organisation.
• Zusätzliche Zeile - kurze Beschreibung Ihrer Tätigkeit oder Ihres Angebots.
• E-Mail - Pflichtfeld. Ihre geschäftliche E-Mail-Adresse.
• Telefon - Kontaktnummer in beliebigem Format, z. B. +49 30 12345678.
• Website - vollständige URL Ihrer Website (muss mit https:// beginnen).
• Adresse - Geschäftsadresse (Straße, PLZ, Ort).
• Formale Daten - Handelsregisternummer, USt-IdNr., Geschäftsführer oder andere Pflichtangaben. Dieses Feld ist besonders wichtig für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften in Deutschland, Österreich und der Schweiz.

Ein CTA-Button (Call to Action) ist ein klickbares Element, das den Empfänger zu einer Seite Ihrer Wahl weiterleitet. Das kann ein Terminkalender, ein Kontaktformular oder ein Angebot sein. Der Signatur-Ersteller unterstützt zwei CTA-Buttons.

Hauptbutton

1. Öffnen Sie den Tab Buttons.
2. Geben Sie den Buttontext ein, z. B. Termin vereinbaren.
3. Fügen Sie die Ziel-URL ein. Die Adresse muss mit https:// beginnen.

Zusätzlicher Button

Sie können einen zweiten Button im Outline-Stil hinzufügen (transparenter Hintergrund mit Rahmen). Füllen Sie die Felder im Abschnitt Zusätzlicher Button auf die gleiche Weise aus.

Form der Buttons

Am unteren Rand des Tabs finden Sie die Option Abrundung. Drei Varianten stehen zur Wahl: Keine (eckig), Leicht (sanft abgerundet) oder Voll (oval).

Wenn beide Felder (Text und Link) leer bleiben, wird der Button nicht angezeigt. Beide Angaben sind nötig.

Im Tab Social Media können Sie Links zu Ihren Profilen eintragen. Der Signatur-Ersteller unterstützt zwölf Plattformen: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (ehemals Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram und Pinterest.

So funktioniert es

1. Öffnen Sie den Tab Social Media.
2. Fügen Sie bei jeder Plattform die vollständige Profil-URL ein.
3. Füllen Sie nur die Plattformen aus, die Sie nutzen. Leere Felder erscheinen nicht in der Signatur.

Icon-Einstellungen

Aktivieren Sie Icons neben Plattformnamen anzeigen, um farbige SVG-Icons statt reiner Textnamen zu sehen.

• Icon-Größe - Klein (16 px), Mittel (20 px) oder Groß (24 px).
• Icon-Farbe - Plattformfarben (Originalfarben), Akzentfarbe (einheitlich) oder Textfarbe.

Im Tab Erscheinungsbild können Sie Farben, Schriftart und andere visuelle Elemente der Signatur einstellen.

Farbthemen

Oben im Tab finden Sie fünf fertige Themen: Dunkel, Blau, Violett, Grün und Grau. Ein Klick auf ein Thema setzt automatisch die Akzent- und Textfarbe. Das ist der schnellste Weg zu einem einheitlichen Erscheinungsbild.

Einzelne Farben

• Akzentfarbe - wird für die Seitenleiste, den CTA-Button und Links verwendet.
• Textfarbe - Farbe aller Texte in der Signatur.
• Hintergrundfarbe - Hintergrund der gesamten Signatur. Standardmäßig weiß.

Schriftart und Größe

• Schriftart - Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS oder Georgia. Alle fünf sind E-Mail-sichere Schriftarten.
• Textgröße - Klein (12 px), Standard (14 px) oder Größer (16 px).

Signaturrahmen

Sie können einen Rahmen an jeder Seite der Signatur hinzufügen: links, rechts, oben oder unten. Wählen Sie alle vier Seiten für einen vollständigen Rahmen. Der Rahmen verwendet die Akzentfarbe.

Im Tab Textstil können Sie für jedes Element der Signatur individuell Farbe und Schriftgröße einstellen.

Welche Elemente können Sie anpassen?

Es werden nur Elemente angezeigt, die aktuell Daten enthalten:

• Name - standardmäßig in der Akzentfarbe.
• Position - Ihre Rolle im Unternehmen.
• Unternehmen - Organisationsname.
• Kontaktdaten - E-Mail, Telefon, Website.
• Social Media - Profillinks.
• Disclaimer - rechtlicher Hinweis.

Farbe ändern

Bei jedem Element finden Sie Farboptionen. Klicken Sie auf ein Farbquadrat, um es auszuwählen. Sie können auch eigene Farben hinzufügen (bis zu 8), die für alle Elemente gelten. Die Reset-Taste stellt die Standardfarbe wieder her.

Größe ändern

Unter den Farben finden Sie Minus- und Plus-Tasten für die Größe. Der Wert zeigt die Abweichung von der Basisschriftgröße (eingestellt im Tab Erscheinungsbild). Bereich: −4 bis +4 Pixel.

Im Tab Abstände können Sie die Abstände zwischen den einzelnen Teilen der Signatur genau steuern.

Innenabstand

Oben im Tab finden Sie die Innenabstand-Option. Sie legt den Abstand zwischen dem Inhalt und dem Rand der Signatur fest. Drei Werte stehen zur Wahl: 8 px (klein), 16 px (mittel), 24 px (groß).

Elementabstände

Darunter finden Sie Steuerelemente für jedes Element. Jedes hat Plus- und Minus-Tasten. Es werden nur Optionen für Elemente angezeigt, die in der Signatur vorhanden sind:

• Nach dem Namen
• Nach Position / Unternehmen
• Nach der zusätzlichen Zeile
• Nach den Kontaktdaten
• Nach Social Media
• Nach dem CTA-Button
• Vor dem Disclaimer

Im Tab Disclaimer / DSGVO können Sie einen rechtlichen Text einfügen, der in kleinerer Schrift am Ende der Signatur erscheint.

Wann ist ein Disclaimer sinnvoll?

• Geschäftliche E-Mails - ein Vertraulichkeitshinweis bittet den Empfänger bei Fehlzustellung um Löschung der Nachricht.
• Branchenanforderungen - bestimmte Branchen (Recht, Medizin, Finanzen) verlangen spezifische Angaben in jeder Nachricht.
• DSGVO - ein kurzer Hinweis auf die Verarbeitung personenbezogener Daten, wenn Ihr Unternehmen als Verantwortlicher agiert.

Standardmäßig enthält das Feld einen Beispieltext. Sie können ihn bearbeiten, löschen oder durch Ihren eigenen Text ersetzen. Bei leerem Feld erscheint kein Disclaimer.

Trennlinie

Aktivieren Sie Trennlinie anzeigen, um eine horizontale Linie zwischen Kontaktdaten und Disclaimer einzufügen. Drei Optionen stehen zur Verfügung: Stil (durchgezogen, gestrichelt, gepunktet), Dicke (1–3 px) und Farbe.

Eine gute E-Mail-Fußzeile ist klar, einheitlich und leicht zu lesen. Hier sind die wichtigsten Empfehlungen:

Kurz und übersichtlich

Vier bis sieben Zeilen Kontaktdaten reichen aus. Eine lange Signatur kann den eigentlichen Nachrichteninhalt verdrängen, besonders auf dem Smartphone. Beschränken Sie sich auf Name, Position, Unternehmen, eine Telefonnummer, E-Mail und Website.

Höchstens zwei bis drei Farben

Zu viele Farben wirken unruhig. Wählen Sie eine Akzentfarbe, die zu Ihrer Marke passt, und halten Sie den Rest in einem dunklen, neutralen Ton.

Immer einen CTA-Button verwenden

Ein Aktionsbutton verwandelt jede E-Mail in eine sanfte Marketing-Botschaft. Verlinken Sie ihn mit Ihrem Terminkalender, Portfolio oder Kontaktformular.

E-Mail-sichere Schriftarten wählen

Nicht alle Schriftarten werden in jedem E-Mail-Client korrekt angezeigt. Der Generator bietet fünf sichere Schriftarten: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS und Georgia.

Bilder auf der eigenen Website hosten

Falls Sie ein Logo oder Profilbild verwenden, hosten Sie es auf Ihrer eigenen Website oder einem zuverlässigen CDN. Vermeiden Sie Link-Verkürzer, Google Drive oder Dropbox - einige E-Mail-Clients blockieren Bilder aus nicht vertrauenswürdigen Quellen.

Der Signatur-Ersteller speichert Ihre Arbeit automatisch im Browser-Speicher (localStorage). Wenn Sie die Seite neu laden oder später zurückkehren, sind alle Daten, das Layout, die Farben und alle anderen Einstellungen noch vorhanden.

Zurücksetzen

Unter der Vorschau finden Sie den Button Design zurücksetzen. Nach Bestätigung werden alle Daten und Einstellungen auf die Standardwerte zurückgesetzt. Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

Konfiguration exportieren und importieren

Die Buttons Einstellungen exportieren und Einstellungen importieren ermöglichen den Transfer der Signatur zwischen Geräten. Der Export speichert alle Daten als JSON-Datei. Der Import lädt eine gespeicherte Konfiguration und wendet sie sofort an.

Besonders nützlich, wenn Sie die Signatur auf einen anderen Computer übertragen, Einstellungen mit Kollegen teilen oder eine Sicherungskopie erstellen möchten.

Das Vorschau-Panel befindet sich rechts neben dem Editor und aktualisiert sich automatisch bei jeder Änderung. Es ist am Bildschirm fixiert und bleibt auch beim Scrollen sichtbar.

Hintergrund wechseln

Über der Vorschau finden Sie drei Buttons: Hell (Standard-Grau), Dunkel (dunkler Hintergrund) und Schachbrett (Transparenz und Ränder prüfen).

Verfügbare Aktionen

• Signatur kopieren (Gmail / Outlook) - kopiert als formatierten HTML-Text.
• HTML-Code kopieren - kopiert den reinen Quellcode.
• Als HTML herunterladen - speichert als .html-Datei.
• HTML-Code anzeigen - öffnet ein Fenster mit dem Quellcode.
• Einstellungen exportieren - speichert die Konfiguration als JSON.
• Einstellungen importieren - lädt eine JSON-Konfiguration.
• Design zurücksetzen - setzt alles auf Standardwerte zurück.