Tạo chữ ký email HTML chuyên nghiệp

Chữ ký email (còn gọi là chân trang email) là khối thông tin ở cuối mỗi tin nhắn gửi đi. Nó chứa thông tin liên hệ, chức danh, tên công ty và thường có liên kết đến website hoặc lịch đặt hẹn.

Người nhận không phải tìm kiếm số điện thoại trong các tin nhắn trước — tất cả chi tiết đều có sẵn. Chữ ký email chuyên nghiệp cũng cho thấy bạn chú ý đến chi tiết và duy trì hình ảnh công ty nhất quán trong thư tín kinh doanh.

Tab Chi tiết chứa tất cả các trường bạn có thể điền. Chỉ có hai trường bắt buộc: tên và địa chỉ email. Các trường còn lại là tùy chọn và sẽ chỉ xuất hiện trong chữ ký khi được điền.

Các trường trong tab Chi tiết

• Dòng trên tên — văn bản bổ sung hiển thị phía trên tên. Bạn có thể nhập tên công ty, khẩu hiệu hoặc slogan.
• Ảnh đại diện / logo (URL hình ảnh) — URL đến ảnh hồ sơ hoặc logo công ty. Hình ảnh nên vuông (tối thiểu 120×120 px) và có thể truy cập công khai trực tuyến. Sau khi dán URL, các tùy chọn bổ sung xuất hiện: Hình dạng ảnh đại diện (tròn, bo góc hoặc vuông) và Kích thước ảnh đại diện (nhỏ — 40 px, trung bình — 56 px, lớn — 72 px).
• Họ tên — trường bắt buộc. Nhập họ tên đầy đủ.
• Thẻ tên — văn bản ngắn bên cạnh tên, ví dụ: đại từ hoặc chức danh viết tắt.
• Chức danh — vai trò của bạn trong công ty, ví dụ: Giám đốc Kinh doanh, Chuyên viên Marketing.
• Tên công ty — tên tổ chức bạn đại diện.
• Dòng bổ sung — mô tả ngắn về những gì bạn làm hoặc cung cấp.
• Email — trường bắt buộc. Nhập địa chỉ email công việc.
• Điện thoại — số liên hệ. Bất kỳ định dạng nào, ví dụ: +84 123 456 789.
• Website — URL đầy đủ của website, bắt đầu bằng https://.
• Địa chỉ — địa chỉ công ty (đường, thành phố, mã bưu điện).
• Thông tin chính thức — mã số thuế, số giấy phép hoặc thông tin khác theo yêu cầu ngành.

Nút CTA (kêu gọi hành động) là thành phần có thể nhấp để hướng người nhận đến trang đã chọn. Có thể là liên kết đến lịch đặt hẹn, biểu mẫu liên hệ hoặc ưu đãi. Công cụ tạo cho phép thêm hai nút CTA.

Nút chính

1. Mở tab Nút bấm trong trình biên tập.
2. Trong phần Nút chính, nhập văn bản người nhận sẽ thấy, ví dụ: Đặt lịch tư vấn miễn phí.
3. Trong trường Liên kết CTA, dán URL đầy đủ. Địa chỉ phải bắt đầu bằng https://.

Nút phụ

Bạn có thể thêm nút CTA thứ hai kiểu outline (nền trong suốt với viền). Điền các trường trong phần Nút phụ tương tự như nút chính.

Độ bo góc nút

Ở cuối tab Nút bấm, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Độ bo góc nút. Ba biến thể có sẵn: Không (góc vuông), Nhẹ (bo góc nhẹ) hoặc Đầy đủ (nút hình oval).

Nếu bạn để trống cả hai trường, nút sẽ không xuất hiện trong chữ ký. Nếu bạn chỉ điền một trường, nút cũng sẽ không hiển thị — cần cả văn bản và liên kết.

Trong tab Mạng xã hội bạn có thể thêm liên kết đến hồ sơ của mình. Công cụ tạo hỗ trợ mười hai nền tảng: LinkedIn, Instagram, Facebook, TikTok, YouTube, X (trước đây là Twitter), GitHub, Dribbble, Behance, WhatsApp, Telegram và Pinterest.

Cách thực hiện

1. Mở tab Mạng xã hội trong trình biên tập.
2. Bên cạnh mỗi nền tảng bạn sẽ tìm thấy trường URL. Dán liên kết đầy đủ đến hồ sơ, ví dụ: https://www.linkedin.com/in/hoso-cua-ban.
3. Chỉ điền các trường bạn cần. Các trường trống sẽ không xuất hiện trong chữ ký.

Biểu tượng mạng xã hội

Ở cuối tab Mạng xã hội, bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Hiển thị biểu tượng bên cạnh tên dịch vụ. Khi bật, liên kết sẽ hiển thị dưới dạng biểu tượng SVG màu thay vì chỉ tên.

• Kích thước biểu tượng — tùy chọn: Nhỏ (16 px), Trung bình (20 px) hoặc Lớn (24 px).
• Màu biểu tượng — Màu nền tảng (màu mặc định cho mỗi nền tảng), Màu nhấn (màu nhấn đồng nhất) hoặc Màu văn bản.

Trong tab Giao diện bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, phông chữ và các yếu tố hình ảnh khác của chữ ký.

Chủ đề màu

Ở đầu tab bạn sẽ tìm thấy năm chủ đề sẵn sàng: Tối, Xanh dương, Tím, Xanh lá và Xám. Nhấp vào chủ đề tự động thiết lập màu nhấn và màu văn bản. Đây là cách nhanh nhất để đạt được giao diện chữ ký nhất quán.

Màu sắc

• Màu nhấn — dùng trong thanh bên/trên, nút CTA và liên kết. Bạn có thể chọn bất kỳ màu nào từ bảng màu.
• Màu văn bản — màu của tất cả văn bản trong chữ ký (tên, thông tin liên hệ, tuyên bố từ chối).
• Màu nền — màu nền của toàn bộ chữ ký. Mặc định là trắng, nhưng bạn có thể thay đổi.

Phông chữ và kích thước

• Phông chữ — tùy chọn: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS và Georgia. Tất cả đều an toàn cho email và sẽ hiển thị chính xác cho người nhận.
• Kích thước văn bản — ba tùy chọn: Nhỏ (12 px), Tiêu chuẩn (14 px) và Lớn hơn (16 px).

Cài đặt bổ sung

• Viền chữ ký — bạn có thể thêm viền cho chữ ký bằng cách chọn bất kỳ tổ hợp cạnh nào (trái, phải, trên, dưới). Chọn tất cả các cạnh tự động thiết lập viền đầy đủ. Viền sử dụng màu nhấn.

Trong tab Kiểu văn bản bạn có thể tùy chỉnh riêng màu và kích thước phông chữ cho từng thành phần văn bản trong chữ ký.

Các thành phần có sẵn

Chỉ các thành phần hiện có nội dung trong chữ ký mới hiển thị. Cho mỗi thành phần bạn có thể thiết lập:

• Tên — hiển thị bằng màu nhấn theo mặc định.
• Chức danh — vai trò trong công ty.
• Công ty — tên tổ chức.
• Thông tin liên hệ — email, điện thoại, website (nhãn).
• Mạng xã hội — liên kết hồ sơ.
• Tuyên bố từ chối pháp lý — văn bản pháp lý ở cuối chữ ký.

Cách thay đổi màu

Bên cạnh mỗi thành phần bạn sẽ tìm thấy hàng tùy chọn màu. Nhấp vào ô màu để chọn. Bạn cũng có thể thêm màu tùy chỉnh bằng cách nhấp vào ô màu có dấu cộng — chọn màu và nhấp Lưu. Màu tùy chỉnh (tối đa 8) được chia sẻ giữa tất cả thành phần.

Nút biểu tượng đặt lại khôi phục màu mặc định của thành phần.

Cách thay đổi kích thước

Ở hàng thứ hai bạn sẽ tìm thấy điều khiển kích thước với nút - và +. Giá trị hiển thị độ lệch so với kích thước phông chữ cơ bản (thiết lập trong tab Giao diện). Phạm vi: từ -4 đến +4 pixel.

Trong tab Khoảng cách bạn có thể kiểm soát chính xác khoảng cách giữa các thành phần chữ ký.

Đệm bên trong chữ ký

Ở đầu tab bạn sẽ tìm thấy tùy chọn đệm bên trong — khoảng cách giữa nội dung chữ ký và các cạnh. Ba giá trị có sẵn: 8 px (nhỏ), 16 px (trung bình) và 24 px (lớn).

Khoảng cách giữa các thành phần

Bên dưới đệm bạn sẽ tìm thấy điều khiển cho từng thành phần chữ ký. Mỗi điều khiển có nút + và - để tăng hoặc giảm khoảng cách. Chỉ các tùy chọn cho thành phần hiện có trong chữ ký mới hiển thị.

• Sau tên — khoảng cách bên dưới dòng tên.
• Sau chức danh / công ty — khoảng cách bên dưới dòng chức danh và tên công ty.
• Sau dòng bổ sung — khoảng cách bên dưới mô tả (nếu đã điền).
• Sau thông tin liên hệ — khoảng cách bên dưới email, điện thoại và website.
• Sau mạng xã hội — khoảng cách bên dưới liên kết hồ sơ.
• Sau nút CTA — khoảng cách bên dưới nút (nếu bật).
• Trước tuyên bố từ chối — khoảng cách phía trên văn bản tuyên bố từ chối pháp lý.

Nếu bạn xóa một trường (ví dụ: xóa số điện thoại), tùy chọn khoảng cách tương ứng sẽ tự động biến mất khỏi tab.

Trong tab Tuyên bố từ chối / Pháp lý bạn có thể thêm văn bản pháp lý sẽ xuất hiện ở cuối chữ ký với phông chữ nhỏ hơn.

Khi nào cần thêm tuyên bố từ chối

• Thư tín kinh doanh — thông báo bảo mật và yêu cầu xóa trong trường hợp gửi nhầm.
• Yêu cầu ngành — một số ngành (ví dụ: pháp lý, y tế, tài chính) yêu cầu thông tin cụ thể trong mỗi tin nhắn.
• GDPR — thông tin về xử lý dữ liệu cá nhân, nếu công ty là bên kiểm soát dữ liệu.

Theo mặc định, trường được điền sẵn văn bản bảo mật mẫu. Bạn có thể chỉnh sửa, xóa hoặc thay thế bằng tuyên bố từ chối của riêng mình. Nếu để trống trường, không có tuyên bố từ chối nào xuất hiện trong chữ ký.

Đường phân cách

Bên dưới trường văn bản bạn sẽ tìm thấy tùy chọn Hiển thị đường phân cách giữa thông tin liên hệ và tuyên bố từ chối. Bật để thêm đường ngang giữa thông tin liên hệ và tuyên bố từ chối pháp lý.

Sau khi bật đường, các tùy chọn tùy chỉnh bổ sung xuất hiện:

• Kiểu đường — tùy chọn: liền, nét đứt hoặc chấm.
• Độ dày đường — ba tùy chọn: 1 px, 2 px hoặc 3 px.
• Màu đường — xám mặc định (#e5e7eb). Bạn có thể chọn bất kỳ màu nào từ bảng màu hoặc khôi phục mặc định bằng nút Mặc định.

Công cụ tạo tự động lưu tất cả cài đặt trong bộ nhớ trình duyệt (localStorage). Sau khi làm mới trang hoặc mở lại công cụ, dữ liệu, bố cục, màu sắc và tất cả tùy chọn khác sẽ được khôi phục.

Tự động lưu hoạt động như thế nào?

Mọi thay đổi (văn bản, màu, bố cục, khoảng cách) được lưu ngay lập tức trong bộ nhớ trình duyệt. Lưu diễn ra tự động trong nền — không cần nhấp bất kỳ nút nào.

Cách đặt lại cài đặt

Bên dưới xem trước chữ ký bạn sẽ tìm thấy nút Đặt lại giao diện. Sau khi nhấp, hộp thoại xác nhận sẽ xuất hiện. Xác nhận đặt lại sẽ khôi phục tất cả dữ liệu và cài đặt về giá trị mặc định. Thao tác này không thể hoàn tác.

Xuất và nhập cấu hình

Bên dưới xem trước chữ ký bạn sẽ tìm thấy hai nút bổ sung: Xuất cài đặt và Nhập cài đặt. Xuất lưu tất cả dữ liệu, màu sắc, bố cục, khoảng cách và kiểu văn bản vào file JSON. Nhập tải cấu hình đã lưu trước đó từ file.

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn chuyển cấu hình chữ ký giữa các máy tính, chia sẻ cài đặt với đồng nghiệp hoặc giữ bản sao lưu cài đặt trước khi đặt lại.

Bảng xem trước hiển thị ở bên phải trình biên tập và tự động cập nhật với mọi thay đổi. Xem trước được cố định, nên nó vẫn hiển thị ngay cả khi cuộn qua các tùy chọn chỉnh sửa.

Chuyển đổi nền xem trước

Phía trên xem trước bạn sẽ tìm thấy ba nút thay đổi nền: Sáng (nền xám mặc định), Tối (nền tối, hữu ích để kiểm tra khả năng đọc trên nền tối) và Ô vuông (mẫu ô vuông, cho phép xem độ trong suốt và cạnh chữ ký).

Nút hành động

Bên dưới xem trước bạn sẽ tìm thấy một số nút:

• Sao chép chữ ký (Gmail / Outlook) — sao chép chữ ký vào clipboard dưới dạng HTML đã định dạng. Dán trực tiếp trong cài đặt chữ ký.
• Sao chép mã HTML — sao chép mã HTML thô của chữ ký vào clipboard. Hữu ích khi bạn muốn dán mã trong trình biên tập HTML hoặc CMS.
• Tải dưới dạng HTML — lưu mã chữ ký dưới dạng file .html vào ổ đĩa. Hữu ích để lưu trữ hoặc chia sẻ với nhà phát triển.
• Xem mã HTML — mở modal với mã nguồn HTML đầy đủ của chữ ký. Bạn có thể xem và sao chép mã trực tiếp từ modal.
• Xuất cài đặt — lưu cấu hình chữ ký đầy đủ (dữ liệu, màu sắc, bố cục, khoảng cách, kiểu) vào file JSON.
• Nhập cài đặt — tải cấu hình từ file JSON. Tất cả cài đặt sẽ được tự động áp dụng.
• Đặt lại giao diện — khôi phục tất cả dữ liệu và cài đặt về giá trị mặc định (sau khi xác nhận).